Foreningshåndbogen for folkeoplysningsområdet
Foreningshåndbogen er din guide til at starte og drive en folkeoplysende forening i Aabenraa Kommune.
Sådan finder du rundt i Foreningshåndbogen
Du kan bruge indholdsfortegnelsen eller bruge din browsers søgefunktion:
- På iPad og iPhone (Safari): Tryk på delingsikonet
og vælg "Find på side" - På Android tablet og smartphone (Chrome): Tryk på menuen (⋮) og vælg "Find på siden"
- På Windows desktop: tryk CTRL + F
- På Mac: tryk CMD + F
Forord
Foreningshåndbogen er udviklet for at gøre hverdagen lettere og besvare de mest centrale spørgsmål:
- Hvordan kommer du i gang?
- Hvilke formelle krav skal opfyldes?
- Hvordan søger du om tilskud?
Hvert år afsætter Byrådet midler til folkeoplysende foreninger som en del af budgettet. Kultur- og Fritidsudvalget står for fordelingen, så foreningerne får de bedste muligheder for at udvikle sig og skabe gode rammer for fællesskabet.
Hvem kan søge
Godkendte folkeoplysende foreninger med hjemsted i Aabenraa Kommune kan søge om tilskud, hvis deres formål er at drive folkeoplysende virksomhed.
Selvorganiserede grupper og nye foreninger kan derudover søge Udviklingspuljen for folkeoplysningsområdet.
Hvad kan der søges tilskud til
Det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde
- medlemstilskud
- materialetilskud
- kursustilskud
- ungdomsklubber under Folkeoplysningsloven
- lokaletilskud til private lokaler og lejrpladser m.v
Den folkeoplysende voksenundervisning
- foreninger, hvis virksomhed omfatter undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed, debatskabende aktiviteter og aktiviteter tilrettelagt som fleksible tilrettelæggelsesformer for voksne og for børn og voksne sammen
- tilskud til private lokaler m.v.
Udviklingspuljen for folkeoplysningsområdet
- Der kan søges tilskud til etablering af nye foreninger, folkeoplysende projekter og udviklingsarbejde. Der kan også søges midler til tværgående samarbejde og nye aktiviteter. Desuden kan der søges tilskud til aktiviteter og initiativer, der finder sted i Aabenraa Kommune.
Aabenraa Kommune stiller derudover lokaler til rådighed i henhold til lovgivningen.
Lovgivning m.v.
Der henvises til Folkeoplysningsloven og Folkeoplysningsbekendtgørelsen, som kan ses på retsinformation.dk
Kontaktoplysninger m.v.
Administration af medlemstilskud, materialetilskud, kursustilskud, lokaletilskud og udviklingstilskud er områdeopdelt.
Lone Fiil
Område Nord
- Information, rådgivning, lovgivning og vejledning om tilskudsmuligheder og andre forhold vedrørende fritids- og idrætsområdet i område Nord (Aabenraa – Rødekro området)
- Opkrævning af diverse gebyr i kommunale haller og institutioner.
- Konsulentbistand, generelt
- Conventus
E-mail: lfi@aabenraa.dk
Camilla Severin
Område Syd
- Information, rådgivning, lovgivning og vejledning om tilskudsmuligheder og andre forhold vedrørende fritids- og idrætsområdet Syd (Bov, Tinglev og Lundtoft området)
- Aftenskoler
- Opkrævning af diverse gebyr i kommunale haller og institutioner.
- Konsulentbistand, generelt
- Conventus
E-mail: csev@aabenraa.dk
Kurt Koch
- Godkendelse af nye foreninger under Folkeoplysningsområdet
E-mail: kkoc@aabenraa.dk
Til godkendte foreninger ydes der medlemstilskud til børn og unge under 25 år, som et tilskud pr. aktivitetsmedlem, der ikke er fyldt 25 år inden den 31. december i tilskudsåret, uanset om de er bosat i Aabenraa Kommune eller ej.
Kommunen fastsætter årligt størrelsen af medlemstilskuddet.
Et medlem, som deltager og betaler kontingent for flere aktiviteter, tæller med under hver enkelt aktivitet. Hvis der er to sæsoner i tilskudsåret, en forårssæson og efterårssæson, må begge sæsoner tælles med.
Tilskuddet pr. medlem kan ikke overstige det enkelte medlems årlige kontingent. Medlemstallet i foreningen skal optælles på samme dato hvert år.
Der ydes kun tilskud i forhold til medlemskontingent. Andre former for kontingenter er ikke tilskudsberettiget eksempelvis familiekontingenter m.m.
Ansøgning om medlemstilskud søges via Conventus.
Fravigelse af krav om deltagerbetaling
Foreningen kan søge tilskud til medlemmer, der er fritaget for kontingentbetaling, hvis de er ledere, instruktører eller bestyrelsesmedlemmer.
Medlemmer der ikke kan få tilskud
Der ydes ikke tilskud til passive medlemmer.
Der ydes 4 gange det vedtagne medlemstilskud til handicappede medlemmer i foreninger for handicappede, som ikke er fyldt 25 år inden den 31. december i tilskudsåret, uanset om de er bosat i Aabenraa Kommune eller ej.
Tilskuddet pr. medlem kan ikke overstige det enkelte medlems årlige kontingent.
Ansøgning om medlemstilskud til handicappede søges via Conventus.
Til medlemmer fra 65 år, der dyrker idrætslige aktiviteter, ydes der et medlemstilskud pr. aktivitetsmedlem, uanset om de er bosat i Aabenraa Kommune eller ej.
Kommunen fastsætter årligt størrelsen af medlemstilskuddet.
Et medlem, som deltager og betaler kontingent for flere aktiviteter, tæller med under hver enkelt aktivitet. Hvis der er to sæsoner i tilskudsåret, en forårssæson og efterårssæson, må begge sæsoner tælles med.
Tilskuddet pr. medlem kan ikke overstige det enkelte medlems årlige kontingent. Medlemstallet i foreningen skal optælles på samme dato hvert år.
Kultur og Fritid afgør ved tvivlsspørgsmål, om det er en idrætslig aktivitet.
Ansøgning om medlemstilskud til medlemmer fra 65 år søges via Conventus.
For at være berettiget til materialetilskud skal foreningen modtage medlemstilskud til børn og unge under 25 år, handicappede under 25 år eller fra 65 år, der dyrker idrætslige aktiviteter.
Der ydes tilskud til anskaffelse af materialer til brug i forbindelse med aktiviteter for børn og unge under 25 år og fra 65 år, der dyrker idrætslige aktiviteter.
Materialerne kan dog anvendes af alle medlemmerne i foreningen. Anskaffelsen skal være aktivitetsrelateret til foreningens hovedaktivitet.
Der ydes tilskud med 100% af anskaffelsessummen, dog kan foreningens tilskud pr. år maksimalt udgøre 10.000 kr.
Der kan bevilges et tilskud på maksimalt 30.000 kr. til en større anskaffelse mod, at der ikke udbetales materialetilskud i de efterfølgende 2 år.
Ansøgning om materialestilskud søges via Conventus.
Der ydes ikke tilskud til
- personligt udstyr for eksempel trøjer, bukser, sko/støvler og lignende
- vedligeholdelse af klubhuse, bådebroer og andre faciliteter, der er tilskudsberettiget i henhold til andre love og regler
- administration, herunder kontorartikler, IT-udstyr osv.
Afregning
Foreningen betaler selv udgiften til materialer og sender herefter en kopi af den originale regning/kvittering samt kontoudtog til kommunen via Conventus.
Fristerne for indsendelse er 1. april, 1. september og 1. december. Udgifter, der afholdes i december, indsendes senest den 31. december.
Udgifter til materialer, der indsendes efter 31. december, refunderes ikke.
Tilskuddene bliver udbetalt løbende.
For at være berettiget til kursustilskud skal foreningen modtage medlemstilskud til børn og unge under 25 år, handicappede under 25 år eller fra 65 år, der dyrker idrætslige aktiviteter.
Hovedforeninger kan søge om kursustilskud til uddannelse af bestyrelsesmedlemmer.
Der ydes tilskud til foreningens udgifter til kursusafgift i forbindelse med uddannelse af ledere og instruktører. Kurserne skal have betydning for den pågældendes nuværende eller kommende arbejde som instruktør/leder i foreningen. Kursusdeltageren skal være fyldt 13 år.
Der ydes tilskud med maksimalt 75% af udgifterne.
Loft til tilskud pr. forening
- Forening med 1-50 medlemmer: kan maks. søge om 20.000 kr.
- Forening med 51-200 medlemmer: kan maks. søge om 60.000 kr.
- Forening med over 200 medlemmer: kan maks. søge om 100.000 kr.
Er foreningen i tvivl om, hvorvidt et kursus er tilskudsberettiget, kan der søges forhåndsgodkendelse hos kommunen.
Ansøgning om kursustilskud søges via Conventus.
Der ydes tilskud til
- kurser, som er relevant indenfor foreningens hovedaktivitet og henvendt til alle aldersgrupper
- dommeruddannelser eller lignende
- afvikling af internt foreningskursus for en enkelt forening eller med flere lokale foreninger. Kurserne skal være i samarbejde med foreningens respektive landsorganisation og skal forhåndsgodkendes af kommunen
Der ydes ikke tilskud til
- befordring
- konferencer
- årsmøder og landsmøder
- sportsskoler
- oplevelser/studietur
- sprogkurser
- kurser, som afholdes i udlandet - dog undtaget i Sydslesvig. Der kan gives dispensation ved henvendelse til Kultur og Fritid
- kompetencegivende kurser
Afregning
Foreningen betaler selv til kursusudbyderen og sender herefter en kopi af den originale regning/kvittering samt kontoudtog til kommunen via Conventus.
Fristerne for indsendelse er 1. april, 1. september og 1. december. Udgifter, der afholdes i december, indsendes senest den 31. december.
Udgifter til kursustilskud, der indsendes efter 31. december, refunderes ikke.
Tlskuddene bliver udbetalt løbende.
Lokaletilskud til private lokaler og lejrpladser m.v.
Der ydes tilskud til driftsudgifter til lokaler, herunder haller samt lejrpladser, som ejes eller lejes af foreninger og er beliggende indenfor landets grænser eller i Sydslesvig til brug for aktiviteter for børn og unge under 25 år.
Kommunen yder tilskud med 75% af driftsudgifterne til lokaler.
Fradrag for medlemmer over 25 år
Omfatter aktiviteterne deltagere over 25 år nedsættes tilskuddet i forhold til det samlede antal deltagere. Ledere, instruktører og bestyrelsesmedlemmer over 25 år medregnes ikke.
Nedsættelsen foretages dog kun, hvis andelen udgør mindst 10%.
I tvivlstilfælde afgør kommunen, om de pågældende anses som leder, instruktør eller bestyrelsesmedlem i foreningen.
Begrænsninger for tilskudsforpligtelse
Kommunen kan træffe beslutning om, at der ikke ydes tilskud til driftsudgifter til:
- egen hal, som foreningen ikke tidligere har modtaget lokaletilskud til
- nye lejemål i haller eller ændring af lejemål, hvis lejemålet i forhold til udgifterne ved et eksisterende lejemål indebærer merudgifter for kommunen
- væsentlige udvidelser af aktivitetsgrundlaget i haller, som indebærer merudgifter for kommunen
- nye lokaler og lejrpladser eller til nye lejemål vedrørende lokaler og lejrpladser, hvis de nye lokaler eller nye lejemål medfører væsentlige merudgifter for kommunen
Kommunen kan endvidere:
- nedsætte tilskuddet, hvis driftsudgifterne ikke står i rimeligt forhold til antallet af deltagere eller til lokalets, herunder hallens eller lejrpladsens anvendelse i øvrigt
- nedsætte driftsudgifterne til et beløb, der svarer til det normale niveau for et lignende lokale, herunder hal eller lejrplads på egnen
- undlade at yde tilskud til nye lejemål, hvis det er muligt for kommune at anvise et egnet kommunalt lokale til foreningens aktivitet.
Hvad gives der lokaletilskud til
På kommunes hjemmeside kan foreningen finde en positiv og negativ liste over, hvad der ydes lokaletilskud til.
Ændringer af tilskudsmuligheder
Kommunen skal kontaktes før foreningen
- skifter lokaler/lejemål
- udvider eksisterende lokaler
- påbegynder større vedligeholdelsesarbejde på egne lokaler
- godkender huslejeændringer
Nye haller m.v.
Ansøgning om tilskud til
- nye haller m.v.
- nye lejemål i haller
- væsentlige udvidelser af aktivitetsgrundlaget i haller
Ved haller forstås idræts-, svømme-, skøjte-, ride-, tennis-, squash- og padelhaller. Som haller betragtes endvidere andre tilsvarende lokaler, der er mindst 800 m2.
Ungdomsklubber under Folkeoplysningsloven
Aabenraa Kommune godkender ikke flere ungdomsklubber. I stedet bliver ungdomsklubber godkendte som folkeoplysende foreninger.
For at opnå tilskud skal der ske medlemsregistrering og betales kontingent i klubben.
Foreningen skal fastsætte en opgørelsesdato, som skal være den samme hvert år.
Klubbens aktiviteter skal tilbydes unge fra 7. klasse til 18 år, og kan tilbydes andre
aldersgrupper.
Klubbens aktiviteter skal primært foregå om aftenen eller i weekenden.
Medlemstilskud
Der ydes 2 x medlemstilskud i henhold til bevilget medlemstilskud til folkeoplysende foreninger. Tilskuddet pr. medlem kan ikke overstige det enkelte medlems årlige kontingent.
Grundtilskud
Der ydes et årligt grundtilskud på 6.000 kr. for 1 åbningsaften pr. uge og 12.000 kr. for 2 åbningsaftener pr. uge.
Løn
Lønudbetaling foretages af kommunen for de ungdomsklubber, som ønsker det.
Lønindberetninger skal fremsendes til Kultur og Fritid senest den 25. i måneden før udbetalingen.
Afregning
Ungdomsklubben aflægger revideret regnskab for anvendelse af tilskuddet i henhold til Folkeoplysningslovens kapitel 8 og Revisionsvejledningen.
Ansøgning
Ansøgningen skal indsendes via Conventus.
Årshjul for folkeoplysende foreninger og ungdomsklubber
Januar
- Tilskud til ungdomsklubber udbetales
Februar
- Medlemstilskud udbetales til foreninger
- Lokaletilskud udbetales til foreninger
April
- 1. april - Frist for indsendelse af regnskab for det forgangne år
- 1. april – Frist for indsendelse af anmodning om udbetaling af tilskud til materialetilskud og kursus- tilskud. (I må gerne samle jeres anmodninger og kun indsende dem en gang pr. år)
August
- Såfremt foreningen får udbetalt mere end 100.000 kr. udbetales 2. rate af lokaletilskud.
- Lokaletilskud til ungdomsklubber udbetales
September
- 1. september – Frist for indsendelse af anmodning om udbetaling af tilskud til materialetilskud og kursus- tilskud. (I må gerne samle jeres udbetalinger og kun indsende en gang pr. år)
Oktober
- 1. oktober – Ansøgning om tilskud for efterfølgende år
- Medlemstilskud
- Materialetilskud
- Kursustilskud
- Lokaletilskud
- Indsendelse af erklæring om børneattest
December
- 1. december – Frist for indsendelse af anmodning om udbetaling af tilskud til materialetilskud og kursus- tilskud. (I må gerne samle jeres udbetalinger og kun indsende en gang pr. år)
- 31. december - Frist for indsendelse af anmodning om udbetaling af tilskud til materialetilskud og kursustilskud, som er købt i december måned
Revisionsvejledning
Revisionskrav
Revision af tilskud kan foretages af en foreningsvalgt revisor. Hvis tilskuddet overstiger nedenstående beløbsgrænser, skal revisionen foretages af en registreret- eller statsautoriseret revisor.
| Tilskudsområde | Registreret eller statsautoriseret revisor |
| Tilskud til aktiviteter og lokaletilskud | Tilskud over 300.000 kr. |
Det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde
Revisor reviderer foreningens samlede regnskab i henhold til gældende lovgivning og Foreningshåndbog for folkeoplysningsområdet.
Regnskabsåret skal følge kalenderåret.
Der skal indsendes et tilskudsregnskab og foreningens reviderede regnskab senest den 1. april året efter regnskabsåret via Conventus.
Regnskabet skal godkendes på foreningens årlige generalforsamling, og dirigenten skal underskrive, at regnskabet er godkendt på generalforsamlingen.
Regnskabet skal som minimum underskrives af foreningens tegningsberettigede bestyrelsesmedlemmer i pågældende regnskabsår.
Det reviderede regnskab forsynes med påtegning, hvoraf det skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med gældende regler.
Forbehold skal fremgå af påtegningen.
Revisoren skal underskrive regnskabet.
For større tilskud over 300.000 kr. gælder, at den ovenstående kontrol suppleres med en revision efter god revisionsskik, der skal føres en egentlig revisionsprotokol. Revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser. Revisionens omfang må tilpasses foreningens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.
Revisor fører en revisionsprotokol, og heri indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde der er udført, samt om væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger.
Ved revision af årsregnskabet indføres endvidere en erklæring om,
- at revisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser,
- at revisor under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om,
- at revisor anser regnskabet for aflagt i overensstemmelse med gældende regler og
- at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.
Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give foreningen meddelelse herom, samt påse at foreningen inden 3 uger giver forvaltningen meddelelse herom. Revisors bemærkninger sendes sammen med meddelelsen. Hvis dette ikke sker, underretter revisor snarest forvaltningen.
- de kommunale tilskud og skal kunne aflæses særskilt eller som note i regnskabet
- den samlede deltagerbetaling, dvs. kontingentbetaling
- driftsudgifter til egne eller lejede lokaler samt lejrpladser.
Foreningen skal:
- sikre, at pengene bruges økonomisk ansvarligt og hensigtsmæssigt
- sørge for, at regnskabet og håndteringen af foreningens økonomi bliver kontrolleret ordentligt, så der er gennemsigtighed og sikkerhed i økonomistyringen.
Revisor skal påse, at:
- regnskabet giver det mest retvisende billede af forenings forhold
- de kommunale tilskud fremgår på særskilt linje i regnskabet
- regnskabet er rigtigt ført og i overensstemmelse med de foreliggende bilag, og at de opgivne beholdninger og aktiver er til stede samt fuldstændighed på passiver
- foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne i Folkeoplysningsloven og Foreningshåndbog for folkeoplysningsområdet.
Revisor skal - foruden de opgaver der er beskrevet under revisorens opgaver i foregående afsnit - påse at,
- antallet af aktivitetstimer i lejede lokaler m.v. er opgjort korrekt
- der er foregået en folkeoplysende aktivitet i lokalerne i de timer, hvortil der er søgt tilskud.
Beløb, der ikke er anvendt i henhold til Folkeoplysningsloven og Foreningshåndbog for folkeoplysningsområdet, skal tilbagebetales til kommunen.
Overholder en forening ikke Folkeoplysningsloven og disse regler, kan kommunen beslutte at udsætte eller afslå at yde tilskud for en nærmere angiven periode.
Krav til aftenskolen
En folkeoplysende aftenskole, der tilbyder folkeoplysende voksenundervisning, skal
- have formuleret et formål med foreningsdannelsen. Dette formål skal fremgå af aftenskolens vedtægter og være i overensstemmelse med Folkeoplysningslovens §1
- tilbyde folkeoplysende voksenundervisning, der som udgangspunkt er åben for alle
- have en bestyrelse, der består af mindst fem personer, der er valgt eller udpeget af medlemmerne eller medlemsorganisationerne, der står bag foreningen
- give aftenskolens deltagere mulighed for en plads i bestyrelsen
- være hjemmehørende i Aabenraa Kommune
- have almennyttige og kontinuerlige aktiviteter
- i sine vedtægter sikre, at formuen ved opløsning af foreningen går til et almennyttigt formål i Aabenraa Kommune
Den folkeoplysende voksenundervisning skal annonceres offentligt.
Der kan søges om
Tilskud til undervisning m.v. via Conventus.
Ansøgningsfristen er den 1. oktober for efterfølgende år.
Tilskud til undervisning
Der ydes tilskud til voksenundervisning, som foregår i Aabenraa Kommune. Kommunen kan i særlige tilfælde meddele dispensation fra denne regel.
Tilskuddet til undervisning og studiekredse kan maksimalt udgøre 1/3 af de faktisk afholdte udgifter til lærer- og lederløn.
Tilskuddet til foredrag kan maksimalt udgøre 1/3 og beregnes med maksimalt 6 x lærerløntime pr. foredrag.
Tilskuddet til handicapundervisning kan maksimalt udgøre 8/9 af de faktisk afholdte udgifter til lærer- og lederløn.
Tilskuddet til instrumentalundervisning kan maksimalt udgøre 5/7 af de faktisk afholdte udgifter til lærer- og lederløn.
Debatskabende aktiviteter
Alle aftenskoler skal afsætte 10% af tilskuddet til lærer- og lederløn til debatskabende aktiviteter.
Debatskabende aktiviteter skal foregå, så emnerne sættes ind i en bredere samfundsbetonet og helhedsorienteret ramme, og de skal rette sig mod brede målgrupper.
Emnerne skal være væsentlige, debatskabende og af interesse for fællesskabet.
Debatskabende aktiviteter skal tilbydes, så der i arrangementet foregår en debat, der inddrager deltagerne aktivt. Debatdelen skal indgå som en naturlig og væsentlig del af arrangementet.
Debatskabende aktiviteter kan foregå i et samarbejde med andre foreninger, organisationer, institutioner m.v.
Den enkelte forening skal aflægge særskilt regnskab for de udgifter, foreningen har haft i forbindelse med et fællesarrangement, hvoraf foreningens udgifter og indtægter ved arrangementet skal fremgå.
Debatskabende aktiviteter skal annonceres offentligt og arrangementerne skal være åben for alle, og skal som udgangspunkt foregå i Aabenraa Kommune.
Det er ikke en betingelse, at der er knyttet deltagerbetaling til debatskabende aktiviteter. I det omfang der er knyttet deltagerbetaling til aktiviteterne, skal det fremgå af annonceringen.
Alle udgifter afholdt af puljen skal kunne dokumenteres.
Dog kan 20% af puljen og maksimalt 1.000 kr. medgå til administration uden dokumentation.
Puljen kan ikke anvendes til:
- befordring af deltagere
- forplejning og udgifter til overnatning af deltagere
- materiel, herunder handicapbetingede udgifter, af blivende værdi
- entréudgifter for deltagere
Uforbrugte tilskud tilbagebetales og indgår i Kultur- og Fritidsudvalgets samlede ramme for folkeoplysningsområdet i det år, hvor tilbagebetalingen finder sted.
For at få godkendt en eventuel overførsel af uforbrugte tilskud til næste års pulje, skal Kultur og Fritid kontakts for en mulig dispensation.
Fleksible tilrettelæggelsesformer
Aftenskolerne kan bruge op til 36% af den samlede bevilling til fleksible tilrettelæggelsesformer.
Det er en forudsætning, at undervisning tilrettelagt som fleksible tilrettelæggelsesformer skal adskille sig klart fra den almindeligt tilrettelagte aftenskoleundervisning.
Fleksible tilrettelæggelsesformer er ikke bundet til de fastsatte regler om aflønning af lærere og ledere.
Som fleksible tilrettelæggelsesformer anses åbne studiekredse, åbne studieværksteder, workshops, fjernundervisning m.v.
Ved fjernundervisning på hold kan den enkelte aftenskole beslutte, om og i hvilket omfang undervisningstimerne for fjernundervisning på hold indenfor fleksible tilrettelæggelsesformer skal gennemføres i fællesskab.
Undervisning tilrettelagt som fleksible tilrettelæggelsesformer skal foregå på hold, hvor deltagerne er registreret. Undervisningen skal stå åbne for alle, og der skal foreligge en deltagerbetaling på præcis samme måde som ved den almindeligt tilrettelagte aftenskoleundervisning.
Tilskuddet beregnes ved at gange antal lektioner under fleksible tilrettelæggelsesformer med den fastsatte sats fra Kommunernes Landsforening og herefter ganges beløbet med de fastsatte tilskudsbrøker for aftenskoleundervisning.
Ved beregning af næste års tilskud tages der udgangspunkt i de afholdte tilskudsberettigede udgifter og de fastsatte tilskudsbrøker, dog med et loft svarende til antal lektioner ganget med den fastsatte sats fra Kommunernes Landsforening.
- Løn til undervisere
- Lederhonorar, dog højst 20% af de tilskudsberettigede udgifter til fleksible tilrettelæggelsesformer
- Udgifter til etablering af internetadgang for undervisere på hold tilrettelagt som fjernundervisning
- Undervisningsmaterialer af ikke blivende værdi
- Udgifter til annoncering for de konkrete hold
- Lokaleudgifter til undervisning
Alle udgifter skal kunne dokumenteres afholdt i forbindelse med aktiviteten og der aflægges særskilt regnskab.
Afregning for fleksible tilrettelæggelsesformer udgør de faktiske afholdte udgifter, dog højst antal lektioner ganget med den fastsatte aftenskolelønsats fra Kommunernes Landsforening.
Tilskud til undervisning for børn og voksne
Der kan ydes støtte til undervisning for børn og voksne sammen, når formålet med undervisningen er at udvikle et fællesskab. Begge parter skal opnå øget grad af social samhørighed og indbyrdes respekt.
De voksne skal være børnenes nærmeste pårørende.
Aftenskoler må ikke udbyde undervisning udelukkende for børn, men man må gerne undervise børn og voksne sammen.
Antallet af voksne og børn skal stå i rimeligt forhold til hinanden.
Tilrettelæggelsen skal være sådan, at børn og voksne tilmeldes og deltager sammen.
Begrænsninger
Der ydes ikke tilskud til enetimer og formelt kompetencegivende undervisning.
En folkeoplysende aftenskole må ikke oprettes eller drives med et kommercielt formål.
Der kan ikke ydes tilskud til folkeoplysende voksenundervisning, hvis formålet er agitation, valgkampagner, behandling, underholdning, forkyndelse eller udbredelse af overtro, men der må gerne oplyses og skabes debat herom.
Der ydes derudover ikke tilskud til nedenstående fag:
- sports- og konkurrencepræget virksomhed
- fremstilling af rusmidler
- bridge, skak og andre former for spil
- dans, herunder jazzballet (undtagen folkedans)
- faldskærmsudspring
- fjeldvandring
- fodbold- og håndbolddommerkurser
- gymnastik herunder motionsgymnastik (undtagen afspænding og yoga)
- zumba
- lejrsport
- lystfiskeri, herunder fluebinding
- motororienteringsløb
- ridning
- sejlsport (undtagen navigation)
- skydning
- sportsdykning, herunder frømandsteori
- sportsflyvning, herunder svæveflyvning
- svømning, herunder livredning
- Baby-svømning (undtagen gravide-svømning)
Dette gælder både teoretisk undervisning inden for områderne og udøvelse i praksis.
Dispensation fra deltagerbetaling og åbenhed
Det er en forudsætning for at kunne modtage tilskud, at der er knyttet deltagerbetaling til undervisningen. Kommunen kan, hvor særlige forhold gør sig gældende, beslutte at fravige kravet om deltagerbetaling.
Det er ligeledes en forudsætning, at undervisningen er åben. Kommunen kan, hvor særlige forhold gør sig gældende, godkende den folkeoplysende voksenundervisning for en bestemt, afgrænset deltagerkreds. Undervisning af den samme deltager kan dog kun godkendes for deltagelse på ét hold og højst i 1 år.
Handicaperklæring
Der indhentes ikke handicaperklæring, men aftenskolerne har pligt til at kontrollere om deltagerne er handicappede i forhold til et konkret emne.
Løn
Lønudbetaling foretages af kommunen for de aftenskoler, som ønsker det. Kommunen kan for de foreninger, der har en landsorganisation bag sig, opkræve gebyr for funktionen.
Aftenskolerne indberetter lønnen via Conventus.
Omfordeling af tilskud
I august måned indhenter kommunen oplysninger fra aftenskolerne, om det forventede faktiske forbrug for hele året. Forbruget sammenholdes med foreningernes bevilgede tilskud.
Der vil fra kommunens side ske en omfordeling af tildelingerne, så der opnås størst mulig overensstemmelse mellem det budgetterede og det forventede faktiske forbrug.
Deltagere fra andre kommuner
Aftenskoler, der har deltagere fra andre kommuner i undervisningen (eksklusiv foredrag), skal i forbindelse med aflæggelse af tilskudsregnskab for foregående år fremsende en deltager oversigt.
Følgende oplysninger skal fremgå af oversigten
- deltagerens navn, adresse og fulde cpr-nummer
- emne
- holdets start- og slutdato
- antal undervisningstimer
- undervisningstype
Deltagere, der er bosat uden for Danmark og som ikke har et dansk cpr-nummer, har mulighed for at deltage i den folkeoplysende voksenundervisning men skal ikke indberettes som udenbys deltagere.
Lokaletilskud
Almindelige lokaler
Hvis kommunen ikke kan anvise et egnet kommunalt lokale, er aftenskolen berettiget til et tilskud på 75% af driftsudgifterne til egne eller lejede almindelige lokaler uden særligt udstyr.
Hvis drifts- eller lejeudgifterne pr. time ved egne eller lejede lokaler overstiger Kommunernes Landsforenings satser for det pågældende år, ydes der tilskud på maksimalt 75% af satserne.
Lokaletilskud søges via Conventus.
Andre lokaler m.v.
Hvis kommunen ikke kan anvise et egnet kommunalt lokale, er aftenskolen berettiget til et tilskud på 25% af driftsudgifterne til egne eller lejede andre lokaler, herunder faglokaler og haller.
Hvis drifts- eller lejeudgifterne pr. time ved egne eller lejede lokaler overstiger Kommunernes Landsforenings satser for det pågældende år, ydes der tilskud på maksimalt 25% af satserne.
Lokaletilskud søges via Conventus.
Årshjul for folkeoplysende voksenundervisning
Januar
- Udbetaling af 1. rate af bevilget tilskud til de foreninger, som selv udbetaler løn
- Tilskud til debatskabende aktiviteter udbetales
- Lokaletilskud udbetales
- Løntimeopgørelse til aftenskoler som kommunen administrer løn for, udsendes
April
- 1. april - Frist for indsendelse af tilskudsregnskab for det forgangne år
August
- Udbetaling af 2. rate af bevilget tilskud til de foreninger, som selv udbetaler løn
Oktober
- 1. oktober – Ansøgning om tilskud for efterfølgende år
- Lærer- og lederløn ved undervisning m.v.
- Lokaletilskud
- Indsendelse af erklæring om børneattest
Revisionsvejledning
Revisionskrav
Revision af tilskud kan foretages af en foreningsvalgt revisor. Hvis tilskuddet overstiger nedenstående beløbsgrænser, skal revisionen foretages af en registreret- eller statsautoriseret revisor.
| Tilskudsområde | Bemærkninger | Registreret eller statsautoriseret revisor |
| Voksenundervisning | Hvis foreningen selv varetager lønudbetalingen | Tilskud over 300.000 kr. |
Den folkeoplysende voksenundervisning
Revisor reviderer aftenskolens samlede tilskudsregnskab i henhold til gældende lovgivning og Foreningshåndbog for folkeoplysningsområdet.
Regnskabsåret skal følge kalenderåret.
Afregning vedrørende tilskud til folkeoplysende voksenundervisning (regnskab) sendes til kommunen senest den 1. april året efter regnskabsåret via Conventus.
Tilskudsregnskabet skal godkendes på aftenskolens årlige generalforsamling, og dirigenten skal underskrive, at tilskudsregnskabet er godkendt på generalforsamlingen.
Tilskudsregnskabet skal som minimum underskrives af aftenskolens tegningsberettigede bestyrelsesmedlemmer i pågældende regnskabsår.
Det reviderede tilskudsregnskab forsynes med påtegning, hvoraf det skal fremgå, at tilskudsregnskabet er revideret i overensstemmelse med gældende regler.
Forbehold skal fremgå af påtegningen. Revisoren skal underskrive tilskudsregnskabet.
For større tilskud over 300.000 kr. gælder, at den ovenstående kontrol suppleres med en revision efter god revisionsskik, der skal føres en egentlig revisionsprotokol. Revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser. Revisionens omfang må tilpasses foreningens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.
Revisor fører en revisionsprotokol og heri indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde der er udført, samt om væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger.
Ved revision af tilskudsregnskabet indføres endvidere en erklæring om,
- at revisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser,
- at revisor under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om,
- at revisor anser tilskudsregnskabet for aflagt i overensstemmelse med gældende regler og
- at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.
Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give foreningen meddelelse herom, samt påse at foreningen inden 3 uger giver forvaltningen meddelelse herom. Revisors bemærkninger sendes sammen med meddelelsen. Hvis dette ikke sker, underretter revisor snarest forvaltningen.
Undervisning og foredrag
Revisor skal påse, at følgende oplysninger er opgjort korrekt:
- Samlet antal undervisningstimer
- Antal undervisningstimer fordelt på almen undervisning, handicapundervisning, instrumentalundervisning og foredrag
- At der foreligger kvitteringer for deltagerbetaling fra alle, der har deltaget i tilskudsudløsende undervisning. Det påses endvidere, at den samlede deltagerbetaling er beregnet korrekt.
Revisor skal påse, at udbetalt lærerløn og lederhonorar overholder reglerne i bekendtgørelse om løn- og andre ansættelsesvilkår for ledere og lærere ved undervisning m.v. efter lov om støtte til folkeoplysende voksenundervisning.
Herunder påse
- at den rigtige lønsats for lærerløn er anvendt
- at der vedrørende foredrag er medregnet det faktiske udbetalte honorar, dog højest svarende til lønnen for 6 undervisningstimer
- at der er indeholdt og indbetalt A-skat
- at ferielovens regler er overholdt
- at der ikke er medregnet større honorar til ledelse end beskrevet i lønbekendtgørelsen
Der skal aflægges særskilt regnskab for tilskud til debatskabende aktiviteter.
Regnskabet skal indeholde følgende:
- Dokumentation for afholdte udgifter
- Kopi af annoncering af arrangementet
- Antal afholdt arrangementer og deltagere
Revisor skal påse, at regnskabet overholder gældende lovgivning og Foreningshåndbog for folkeoplysningsområdet.
Der skal aflægges særskilt regnskab for tilskud til fleksible tilrettelæggelsesformer.
Regnskabet skal indeholde følgende:
- Dokumentation for afholdte udgifter
- Skitserede udgiftstyper fra afsnittet fleksible tilrettelæggelsesformer skal fremgå af regnskabet.
Revisor skal påse, at regnskabet overholder gældende lovgivning og Foreningshåndbog for folkeoplysningsområdet.
Hvis aftenskolen har modtaget tilskud til lokaler, skal der fremsendes kopi af kvitteringer for afholdte udgifter samt opgørelse af aktivitetstimer.
Hvis aftenskolen har haft deltagere fra andre kommuner, skal der fremsendes en oversigt med deltagerens navn, adresse, fulde cpr-nummer, emne, holdets start- og slutdato, antal undervisningstimer og undervisningstype.
Revisor skal herudover påse, at følgende er overholdt
- Regler for handicaperklæring
- Regler for begrænsninger
- Regler for tilskud til undervisning for børn og voksne sammen
- Eventuel dispensation for deltagerbetaling og åbenhed
Beløb, der ikke er anvendt i henhold til Folkeoplysningsloven og Foreningshåndbog for folkeoplysningsområdet, skal tilbagebetales til kommunen.
Overholder en aftenskole ikke Folkeoplysningsloven og disse regler, kan kommunen beslutte at udsætte eller afslå at yde tilskud for en nærmere angiven periode.
Udlån af ledige kommunale lokaler og udendørsanlæg til brug for den frie folkeoplysende aktivitet sker med baggrund i Folkeoplysningsloven.
Lokaler og udendørsanlæg stilles vederlagsfrit til rådighed med
- el og varme
- rengøring
- fornødent udstyr
- den indretning og det inventar, der er til rådighed, når lokalerne anvendes til deres primære brug
Lokaler fordeles efter følgende rækkefølge ifølge Folkeoplysningsloven:
- Aktiviteter for børn og unge (folke-, ungdoms- og musikskolen samt aktiviteter for børn og unge)
- Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil
- Aktiviteter for voksne
Ved anvisning af lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende aktivitet for handicappede, skal anvisning hertil ske før anden anvisning.
Der henvises i øvrigt til gældende retningslinjer for benyttelse af de enkelte lokaler.
Fordelingsprincipper i kommunale svømmehaller og haller
Timerne fordeles efter rækkefølgen i Folkeoplysningsloven.
Desuden beror anvisning af lokaler på følgende principper:
- Lokale hensyn tilgodeses
- Børn har højeste prioritet i tidsrummet fra kl. 16.00 – 20.00
- Halfordelingsudvalget kan i forhold til antal brugere afgøre, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at opdele hallen, så denne kan benyttes af flere brugere samtidig
- Foreningen skal så vidt muligt afbestille reserverede haltimer senest 4 uger før den reserverede dato
- Hallen skal så vidt muligt aflyse brugernes timer senest 4 uger før den reserverede dato
Ansøgning om lokaler
Lokalerne skal søges via Conventus.
Ved spørgsmål til de kommunale skoler og andre kommunale lokaler rettes henvendelsen direkte til ansøgningsstedet.
Ved benyttelse af de kommunale svømmehaller og haller rettes henvendelse til den ansvarlige for booking i Aktiv Aabenraa.
Krav
Puljen kan søges af eksisterende og nye foreninger, der opfylder foreningskravene om tilskud gennem Folkeoplysningsloven, samt selvorganiserede grupper.
Der ydes tilskud til
Puljens midler kan anvendes til støtte af:
- etableringstilskud til nye foreninger under det folkeoplysende område
- nye initiativer og enkeltstående projekter med folkeoplysende formål samt udviklingsarbejde i forbindelse med nye initiativer
- tværgående samarbejde mellem foreninger og foreninger/selvorganiserede grupper
- etablering af partnerskaber med det formål at skabe nye eller flere aktiviteter
- tiltag, hvis formål er at tiltrække grupper, der normalt ikke deltager i folkeoplysende tilbud
- Aktiviteter og initiativer der finder sted i Aabenraa Kommune
Aktiviteterne skal som udgangspunkt finde sted i Aabenraa Kommune.
Hvem kan søge
Puljen kan søges både af eksisterende og nye foreninger samt selvorganiserede grupper.
Ansøgningsfrist
Puljen kan søges løbende.
Der kan forventes en sagsbehandlingstid på 4 til 6 uger.
Regnskab og dokumentation
Der skal aflægges regnskab eller dokumentation for afholdte udgifter via Conventus for det modtagne tilskud senest 3 måneder efter tilskudstilsagnet eller efter nærmere aftale.
Tilskudsbeløb, der ikke er anvendt i overensstemmelse med den godkendte ansøgning, skal tilbagebetales til kommunen.
Ansøgninger som modtages for sent
På Kultur og Fritidsudvalgets møde den 17. september 2019 er der besluttet at ansøgninger, som modtages
- efter 1. oktober, reduceres med 5%,
- i november, reduceres med 10%,
- i december og tilskudsåret, imødekommes ikke.
Referat fra generalforsamling
Alle folkeoplysende foreninger skal hvert år indsende referatet fra generalforsamlingen i forbindelse med foreningens regnskabsaflæggelse i Conventus senest den 1. april.
Formålet er at få et bedre indblik i foreningernes arbejde.
Børneattester
Alle folkeoplysende foreninger, der modtager tilskud eller får anvist lokaler, skal indhente børneattester for alle lønnede og ulønnede personer, der som led i deres aktiviteter har direkte kontakt med børn under 15 år.
Derudover skal foreningerne årligt afgive en erklæring om indhentelse af børneattester til Aabenraa Kommune. Dette er en forudsætning for at modtage tilskud eller få anvist lokaler – også selvom foreningen på tidspunktet ikke har personer ansat med direkte børnekontakt.
Erklæringen indsendes via Conventus én gang om året i forbindelse med ansøgning om tilskud.
Conventus
Aabenraa Kommune anvender IT-systemet Conventus, således at pro-pakken stilles gratis til rådighed for alle foreninger i Aabenraa Kommune.
Folkeoplysende foreninger er forpligtiget til:
- at oprette sig i Conventus
- booke kommunale lokaler
- indberette på diverse blanketter med henblik på tilskud og afregning
Ud over overstående er det frivilligt om foreningerne vil anvende de mange andre muligheder, der findes i Conventus.
Startsiden på Conventus er foreningernes indgang til relevante informationer og links fra Kultur og Fritid.
CVR-nummer
Det er en forudsætning for at modtage tilskud eller benytte kommunale lokaler, at foreningen har et CVR-nummer, som er tilkoblet foreningens NemKonto.
På virk.dk kan man som forening oprette, ændre navn, adresse m.v., forny eller lukke et cvr. nr.
Digital postkasse og medarbejdersignatur
Alle foreninger, der modtager tilskud fra det offentlige, skal have en digital postkasse og en medarbejdersignatur. Dette oprettes på virk.dk.
Kultur og Fritid fremsender fakturaer via den digitale postkasse.
Fritidsportalen – conventus.aabenraa.dk
På Fritidsportalen kan foreningen se en oversigt over lokaler på skoler, haller og aktivitetshuse.
Aabenraa Kommunes borgere kan også finde oplysninger om alle kommunens foreninger, som er registreret i Conventus.
Tilbyder foreningen flere aktiviteter kan foreningen i Conventus angive, hvilke aktiviteter foreningen tilbyder, og dermed vil borgerne kunne søge i fritidsportalen og får en liste over forskellige aktiviteter og i hvilke byer, de udbydes.
Gebyr i haller, svømmehaller og diverse lokaler på skoler
Alle folkeoplysende foreninger, der benytter de kommunale og selvejende haller, svømmehaller og lokaler til idrætslige aktiviteter på skoler, betaler et gebyr pr. time.
Gebyr for ovennævnte lokaler kan ses i det kommunale takstblad på aabenraa.dk.
Der opkræves fuld betaling, hvis en facilitet er booket, men ikke benyttes.
Nye folkeoplysende foreninger
For at blive godkendt som en folkeoplysende forening skal vedtægterne fremsendes til Kultur og Fritid.
Vedtægterne skal indeholde følgende:
- Foreningens formål
- Foreningens hjemstedskommune
- Betingelser for medlemskab, bestyrelse samt generalforsamling
- Regnskabsåret skal følge kalenderåret
- Medlemmer betaler kontingent
- Procedure for vedtægtsændringer
- Opløsningsparagraf – eventuelt overskud går til almennyttige formål
Find inspiration til vedtægter på dgi.dk – vedtægtsgenerator.
Alle foreninger indkaldes til et foreningsmøde i Kultur og Fritid, hvor man gennemgår vedtægterne og aktiviteterne.
For at blive godkendt som tilskudsberettiget forening i kommunen skal ansøgningen indsendes inden den 1. oktober. Ansøgninger, der er modtaget senest denne dato, vil såfremt foreningen godkendes, først kunne modtage tilskud fra det efterfølgende kalenderår.
Foreninger, der bliver godkendt i løbet af året, kan eventuelt søge om tilskud fra Udviklingspuljen for folkeoplysningsområdet.
Godkendelse sker på ubestemt tid. Kommunen kan dog tilbagetrække godkendelsen, hvis foreningen ikke længere skønnes at opfylde forudsætningerne for godkendelse eller overtræder gældende regler.
Opdatering af foreningsoplysninger
Foreningens bestyrelse skal løbende opdatere ændringer i kontaktoplysninger, eksempelvis udskiftning i bestyrelsen, valg af kontaktperson m.m., til kommunen via Conventus.
Opløsning af en forening eller en forening i dvale
Nedlæggelse af foreningen skal ske i henhold til foreningens vedtægter.
Foreningen skal være opmærksomme på følgende:
- Der skal indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling
- En eventuel formue skal bruges til et almennyttigt formål
- Foreningens cvr-nr. og bankkonto nr. skal lukkes
Kultur og Fritid skal modtage følgende materiale:
- Referat fra ekstraordinær generalforsamling
- Revideret regnskab underskrevet af hele bestyrelsen og dirigenten
- Vedtægterne, for at tjekke om reglerne heri er fulgt
- Oplys hvem et eventuelt overskud er udbetalt til, og dokumentation herfor
- Udskrift af bankkonto, hvoraf fremgår at foreningens konto er i 0
Ønsker foreningen at være i dvale skal der indgås en aftale med Kultur og Fritid.
Foreningen kan være i dvale i op til 1 år.
Foreningen skal udpege 1-3 bestyrelsesmedlemmer i den periode, hvor foreningen er i dvale. De udpegede bestyrelsesmedlemmer skal være kontaktpersoner til Kultur og Fritid i dvaleperioden.
Kultur og Fritid vil kontakte foreningen efter et år, for at høre om foreningen påtænker at fortsætte foreningsarbejdet. Hvis foreningen ikke ønsker at fortsætte, skal opløsningsproceduren følges.
Dialog med forvaltningen
I Aabenraa Kommune er der etableret et Fritidsråd, Aabenraa Fritidsråd.
Fritidsrådets formål er, at:
- medvirke til at fremme og udvikle idrætslivet og fritidslivet i kommunen
- arbejde for at skabe de bedst mulige forhold for foreninger og grupper omfattet af fritidsrådet
- virke for et godt forhold mellem medlemsforeningerne
- varetage medlemsforeningernes interesser overfor kommunen og andre offentlige myndigheder og samarbejdspartnere.
Alle folkeoplysende foreninger kan blive medlem af Aabenraa Fritidsråd.
For at sikre de aktører, hvis interesser ikke er omfattet af ovennævnte råd, afholder Kultur og Fritid dialogmøde med aftenskolerne og ungdomsklubberne.
Regnskab
Foreningen skal aflægge et revideret regnskab for anvendelse af tilskuddet i henhold til Folkeoplysningslovens kapitel 8 og Revisionsvejledningen.
Derudover skal foreningen via Conventus indsende et tilskudsregnskab, som offentliggøres på kommunes fritidsportal ifølge Folkeoplysningsloven.
Tilbagebetaling og udelukkelse fra tilskud
Beløb, der ikke er anvendt i henhold til Folkeoplysningsloven og kommunes rykker procedure, skal tilbagebetales til kommunen.
Overholder en forening ikke Folkeoplysningsloven og kommunes rykker procedure, kan kommunen beslutte at udsætte eller afslå at yde tilskud for en nærmere angiven periode.
Det tilbagebetalte beløb indgår i Kultur- og Fritidsudvalgets samlede ramme for folkeoplysningsområdet i det år, hvor tilbagebetalingen finder sted.
Tilsyn i foreninger
Kommunerne skal foretage tilsyn i foreninger under Folkeoplysningsloven.
Kultur og Fritid fører generelt tilsyn ud fra en videns- og risikobaseret tilgang.
Der foretages 3 til 5 anmeldte tilsyn pr. år. Der kan dog forekomme uanmeldte tilsyn.